Online zakazivanje časova vožnje: kako auto škola uvodi red u raspored

Tri popodne. Instruktor je u vožnji sa kandidatom, kancelarija je prazna, a telefon zvoni. Kandidat koji zove upravo je izašao sa posla i hteo bi dvočas sutra ujutru. Niko se ne javlja, pa će probati kasnije. Ili neće.

Ako vodite auto školu, znate kako ovo izgleda iznutra. Raspored časova vožnje živi u svesci u kancelariji, u glavama instruktora i u porukama na Viberu. Svaka promena termina znači tri poziva: kandidat zove školu, škola zove instruktora, instruktor javlja da može, pa neko zove kandidata nazad.

Obuka se pritom uredno vodi u zakonskoj evidenciji. Ali dnevni raspored, ko vozi, sa kim i kada, i dalje se dogovara telefonom.

Zato sve više škola uvodi online zakazivanje časova vožnje kroz alat kao što je Rivu, softver za auto škole u kojem kandidati sami biraju termin kod svog instruktora, a raspored se popunjava bez poziva.

Zašto je raspored časova vožnje posebno nezgodan

Auto škola ima problem koji frizerski salon nema: ni jedna strana nije pored telefona. Kandidati su pre podne na poslu, na fakultetu ili u srednjoj školi, pa zovu kasno popodne i uveče, često kada kancelarija više ne radi. Instruktori su ceo dan na terenu i ne mogu da se javljaju usred časa.

Na to se dodaje sama priroda rasporeda. Standardna jedinica je dvočas od 90 minuta, između vožnji instruktoru treba pauza, a kondiciona vožnja može trajati drugačije od redovnog časa. Raspored u svesci sve to drži dok se nešto ne promeni. A menja se stalno: kandidat otkaže uveče porukom na Viberu, poruku niko ne vidi do jutra, i instruktor ujutru čeka kandidata koji ne dolazi.

Kada se termin otkaže u poslednji čas, rupu u rasporedu je teško popuniti telefonom. Dvočas koji propadne ne vraća se.

Kako izgleda online zakazivanje časova vožnje

Škola postavi svoju stranicu za zakazivanje i na nju unese usluge: dvočas vožnje (90 min), pojedinačni čas (45 min), kondicionu vožnju. Svaka usluga ima svoje trajanje i cenu.

Kandidat dobije link, na sajtu škole, na Google profilu ili u poruci na upisu. Otvori ga u pregledaču, bez instalacije, izabere svog instruktora i vidi samo termine koji su zaista slobodni. Potvrda mu stigne na imejl odmah, a dan pre časa dobije automatski podsetnik.

U većini škola instruktor i vozilo idu zajedno, pa je raspored instruktora ujedno i raspored vozila. Kada kandidat zakaže dvočas kod svog instruktora, taj termin je zauzet i za auto. Dvostruko zakazivanje nije moguće: sistem ne nudi termin koji je već popunjen.

Šta dobija instruktor, a šta škola

Instruktor ujutru otvori raspored i tačno zna šta ga čeka: ko vozi, od koliko sati i koliko dugo. Radno vreme, godišnji odmor i slobodni dani se unose unapred, pa kandidati te termine i ne vide. Nema više poziva u sedam uveče da se "samo proveri" da li je sutrašnji termin slobodan.

Škola dobija ceo raspored u jednom pregledu, po instruktorima i po danima. Uz svaki termin ostaju beleške, šta je rađeno na času: poligon, gradska vožnja, parkiranje, pa se sledeći čas nastavlja tamo gde je prethodni stao, čak i kada kandidata preuzme drugi instruktor.

A propušteni termini, najskuplji deo svakog rasporeda, padaju čim krenu automatski podsetnici. Kandidat koji je na podsetnik dan ranije odgovorio otkazivanjem oslobodio je termin koji stigne da se popuni. Kandidat koji je zaboravio, više ne zaboravlja.

Kako da uvedete online zakazivanje u svoju auto školu

Ceo posao traje manje od pola sata:

1. Registrujte školu na Rivu, besplatno
2. Unesite usluge: dvočas (90 min), čas vožnje (45 min), kondiciona vožnja, sa trajanjem i cenom
3. Dodajte instruktore i postavite radno vreme za svakog
4. Postavite link na sajt škole, na Google profil i u poruke kandidatima
5. Nove kandidate već na upisu uputite na stranicu za zakazivanje

Poslednji korak je najvažniji. Kandidat koji od prvog časa zakazuje online nikada i ne počne da zove telefonom. Postojeći kandidati pređu postepeno: dovoljno je da im instruktor posle časa kaže da sledeći termin izaberu preko linka.

Šta Rivu nije, da odmah bude jasno

Rivu je alat za dnevni raspored, i tu se namerno zaustavlja.

Nije zamena za zakonsku evidenciju obuke. Obavezna evidencija ostaje u državnom sistemu, kao i do sada. Rivu rešava ono što država ne rešava: kako se kandidat i instruktor dogovore oko termina bez pet poziva.

Ne vodi fond časova ni uplate. Koliko je časova kandidat odslušao i platio, to ostaje u vašoj postojećoj evidenciji. Rivu beleži termine i istoriju dolazaka, ne rate.

Ne zakazuje polaganje ispita. Ispiti idu svojim redom, preko nadležnih institucija.

Ako vam treba program koji vodi kompletno poslovanje auto škole, Rivu to nije. Ako vam treba da se časovi zakazuju sami, a raspored bude pregledan, upravo to radi.

Koliko košta

Pravo pitanje nije koliko košta aplikacija, nego koliko košta dvočas koji propadne. Dva otkazana dvočasa mesečno obično vrede više od cele pretplate.

• Basic - besplatno, zauvek: 1 instruktor, do 5 usluga, stranica za zakazivanje i automatski imejl podsetnici. Dovoljno da škola sa jednim instruktorom proveri kako kandidati prihvataju online zakazivanje.
• Pro - 13 EUR mesečno (ili 130 EUR godišnje): do 3 instruktora, neograničene usluge, svaki instruktor sa sopstvenim rasporedom.
• Business - 25 EUR mesečno (ili 245 EUR godišnje): neograničen broj instruktora, za škole sa većim voznim parkom.

Nema probnog perioda koji ističe i nema kreditne kartice na početku.

Često postavljana pitanja