Viber i WhatsApp za termine: zašto ne funkcioniše

Otvorite telefon sada. Koliko nepročitanih poruka imate od klijenata, na WhatsApp-u, Viberu, u Instagram DM-ovima?

Ako ste vlasnik frizerskog salona, berbernice, kozmetičkog studija, grooming centra, veterinarske ambulante, auto servisa ili auto škole, ako držite privatne časove ili časove gitare i klavira, ili vodite bilo koji drugi biznis koji radi na termine, verovatno znate ovaj osećaj. Poruke dolaze u svako doba. Ujutro pre otvaranja. Kasno uveče. Vikendom. Dok sedite za stolom. Dok radite na klijentu.

I svaki put, kada vidite tu poruku, morate stati, otvoriti raspored, proveriti slobodne termine, odgovoriti, čekati potvrdu, i nadati se da ste sve dobro zapisali.

To nije sistem. To je haos koji izgleda kao sistem.

Zakazivanje termina putem WhatsApp-a ili Vibera izgleda praktično, ali ima realnu cenu: prema internoj analizi Rivu podataka, prosečna razmena poruka za jedno zakazivanje traje između 5 i 15 minuta. Za salon s 20 novih zakazivanja nedeljno, to je od 100 do 300 minuta izgubljenog vremena svake nedelje. Online booking sistem to eliminiše u potpunosti: klijent sam bira termin, potvrda ide automatski, a vi dobijete notifikaciju bez ijedne poslate poruke.

Viber, WhatsApp, Instagram DM... svejedno

U Bosni i Hercegovini, Srbiji i Hrvatskoj, Viber je često popularniji od WhatsApp-a. Mnogi saloni primaju termine na oba. Neki i na Instagram-u. Rezultat je isti, vi žonglirate između nekoliko aplikacija, pokušavate da ne propustite nijednu poruku, i ručno upisujete termine negde drugde.

Problem nije aplikacija. Problem je sam model: klijent piše, vi odgovarate, dogovarate se napred-nazad, i onda sve to ručno unosite u raspored. To vredi za WhatsApp, vredi za Viber, vredi za svaki chat alat koji koristite.

Jedino rešenje koje zaista funkcioniše nije "bolja" aplikacija za poruke, nego sistem koji eliminiše razmenu poruka u potpunosti.

Zašto smo uopšte počeli da koristimo chat aplikacije za termine?

Jednostavno: bile su tu. Svi ih koriste. Nema cene. Klijenti ih znaju. U trenutku kada ste otvarali biznis, WhatsApp ili Viber bili su najlakše rešenje, i funkcionisalo je dovoljno dobro dok je klijenata bilo malo.

Problem nastaje kada biznis počne rasti.

Šta vas ovakvo zakazivanje zapravo košta

1. Izgubljeno radno vreme

Prosečna razmena poruka za jedan zakazan termin (proveriti slobodan termin, predložiti opcije, čekati odgovor, potvrditi) traje između 5 i 15 minuta.

Ako imate 20 novih zakazivanja nedeljno, to je od 100 do 300 minuta vašeg vremena. Svake nedelje. Potrošeno na pisanje poruka umesto na rad.

2. Greške koje vas koštaju klijenata

Dva klijenta zakazana u isto vreme. Termin koji ste "potvrdili" ali nikad upisali. Poruka koja se izgubila u prepisci. Svako od vas je to doživeo barem jednom.

Dvostruko zakazivanje nije samo neprijatnost, to je razgovor u kojem morate nekome reći da nema mesta, a taj neko više možda neće doći.

3. Ne možete isključiti telefon

Chat aplikacije nemaju radno vreme. Klijenti šalju poruke kada im odgovara, i (opravdano) očekuju odgovor. Rezultat: vi ste uvek "na poslu", čak i kada niste.

Nema odmora od poruka. Nema večere bez proveravanja telefona. Nema slobodnog vikenda bez anksioznosti oko neodgovorenih zahteva.

4. Nemate pregled svog rasporeda

Razgovori na Viberu i WhatsApp-u nisu kalendar. Ne možete jednim pogledom videti ko dolazi u utorak popodne, koji zaposleni ima slobodan termin u sredu, ili koliko ste popunjeni sledeće nedelje.

Svaki put kada vam zatreba ta informacija, morate ručno da skupljate podatke iz desetina razgovora, rasutih po nekoliko aplikacija.

5. Podsetnici? Ručno

Klijent zaboravi na termin. Vi gubite sat vremena koji je mogao biti popunjen. Da ste hteli da šaljete podsetnike, morali biste ručno da pišete svakome dan ranije, na svakoj aplikaciji posebno.

Niko to ne radi dosledno. I zato propušteni termini ostaju problem.

"Ali moji klijenti preferiraju Viber / WhatsApp"

I delimično je tačno, klijenti su navikli na te aplikacije jer ste ih vi navikli na njih.

Ali razmislite: da li vaši klijenti zaista preferiraju pisanje poruka i čekanje vašeg odgovora, ili preferiraju jednostavan i brz način zakazivanja?

Ako im ponudite stranicu gde mogu za 60 sekundi da odaberu uslugu, termin i zaposlenog, bez čekanja, bez napred-nazad poruka, u bilo koje doba, većina klijenata će to prihvatiti bez pitanja.

Navike se menjaju kada postoji bolja opcija.

Kako izgleda alternativa

Online booking sistem znači da klijent dobije link, na vašem Instagram profilu, u Viber ili WhatsApp statusu, na Google profilu, gde god. Klikne, odabere šta želi i kada želi, potvrdi. Gotovo.

Vi dobijete notifikaciju o novom terminu. Raspored se automatski ažurira. Klijent dobije automatski podsetnik imejlom dan ranije.

Nema razmene poruka. Nema grešaka. Nema rada van radnog vremena. Rivu ima besplatan plan koji pokriva sve osnove za male servise.

WhatsApp podsetnik za termin: ručno ili automatski?

Podsetnik dan pre termina je najjeftinija mera protiv propuštenih termina koja postoji. Na WhatsApp-u ili Viberu to znači da neko iz salona svako veče prolazi kroz sutrašnji raspored i piše poruku po poruku. Prve nedelje se to i radi. Onda se jedno veče preskoči, i baš tog dana dva klijenta ne dođu.

Automatski WhatsApp ili Viber podsetnik postoji, ali ne iz naloga koji imate na telefonu. Ide preko poslovne platforme, tekst poruke se unapred odobrava, svaka poruka se naplaćuje, a sistem oko toga obično postavlja i održava neko treći. Za salon sa jednim do tri zaposlena to je previše infrastrukture za jednu poruku dnevno.

U Rivu-u podsetnik ide bez vašeg rada: klijent dobija potvrdu imejlom čim zakaže i podsetnik imejlom dan pre termina, na svim planovima. Na Pro i Business planu stiže i SMS sat vremena pre termina, za klijente koji imejl ne otvore na vreme. Nema šablona za odobravanje, nema cene po poruci i nema spiska koji se uveče prepisuje.

Da bude jasno: Rivu ne šalje podsetnike preko WhatsApp-a ni Vibera. Ako vam je baš taj kanal presudan, računajte da ga dobijate samo kroz plaćenu poslovnu platformu, ne kroz aplikaciju koju već koristite.

Šta je sa WhatsApp botovima i automatizacijom?

Sve češće se nudi i treći put: bot koji na WhatsApp-u sam ponudi slobodne termine i upiše ih u kalendar. Tehnički je izvodljivo i za kliniku sa recepcijom i stotinama upita dnevno može da ima smisla.

Za salon je računica drugačija. Bot traži poseban poslovni broj, podešavanje i održavanje koje radi neko drugi, naplatu po razgovoru, a klijent i dalje vodi prepisku, samo sa mašinom. Onaj ko hoće termin u utorak u pet i dalje mora da pita i da sačeka odgovor.

Stranica za zakazivanje preskače ceo taj razgovor: klijent vidi slobodne termine i izabere jedan. Link do nje možete podeliti baš na WhatsApp-u, pa chat ostaje za pitanja, a termini ulaze kroz sistem.

WhatsApp / Viber vs. online booking sistem

	WhatsApp / Viber	Rivu booking stranica
Zakazivanje 24/7	Ne, čekate vaš odgovor	Da
Automatski podsetnici	Ne, ručno po osobi	Da, imejl na svim planovima, SMS na Pro i Business
Pregled rasporeda	Ne, podaci rasuti po razgovorima	Da, kalendar u jednom pogledu
Dvostruko zakazivanje	Moguće, ručni unos greši	Nemoguće, sistem blokira
Radno vreme	Neprestano "on call"	Nema rada van radnog vremena
Cena	Besplatno	Besplatno (Rivu Basic plan)

Nije pitanje da li treba preći, pitanje je kada

Zakazivanje putem chat aplikacija ima plafon. U jednom trenutku rast vašeg biznisa neće biti limitiran vašim veštinama ili kvalitetom usluge, biće limitiran time koliko poruka možete obraditi.

Što duže čekate, teže je promeniti navike, vaše i vaših klijenata.

Booking stranicu koju možete podeliti s klijentima možete postaviti za manje od 10 minuta. Probajte, besplatno je.

Često postavljana pitanja