Kako uvesti online zakazivanje u veterinarsku ambulantu

Pola jedanaest pre podne. Na stolu je mačka koja ne želi da bude na stolu, tehničar je drži, vi vadite krv, a telefon u čekaonici zvoni treći put. Vlasnik koji zove hteo bi da zakaže vakcinaciju za štene. Niko ne može da se javi, pa će probati kasnije. Ili će pozvati ambulantu dve ulice dalje.

Ako vodite veterinarsku ambulantu, znate koliko poziva u toku dana uopšte nije hitno. Vakcinacija, sistematski pregled, kontrola posle terapije, čipovanje, skidanje konaca. Sve su to termini koji mogu da se dogovore unapred, a dogovaraju se telefonom usred posla ili porukama na Viberu koje neko posle mora da prepiše u svesku.

Zato sve više ambulanti uvodi online zakazivanje termina kroz alat kao što je Rivu, softver za veterinarske ambulante u kojem vlasnici sami biraju uslugu, veterinara i termin, a recepcija vidi ceo raspored bez ijednog poziva. U nastavku je kako se to uvodi, šta treba da ide online, a šta nikako.

Zašto je zakazivanje u ambulanti drugačije nego u salonu

Frizer može da zamoli klijenta da sačeka trenutak dok se javi na telefon. Pas na stolu ne može da sačeka. U ambulanti su u svakom pregledu zauzete bar dve osobe, veterinar i tehničar koji drži pacijenta, i nijedna nema slobodnu ruku za telefon.

Druga razlika je važnija. Salon ima jednu vrstu termina, ambulanta ima dve. Planirane posete, koje se zakazuju unapred, i hitne slučajeve, koji ne trpe odlaganje. Telefon mora da ostane slobodan za ove druge, a zapravo ga po ceo dan zauzimaju ove prve.

Na to dolazi i radno vreme vlasnika. Oni zovu kad izađu s posla, oko pet ili šest, kada je u ambulanti najveća gužva ili je već zatvorena. Poruka na Viberu stigne u devet uveče, neko je pročita ujutru, i vlasnik do tada ne zna da li ima termin. Da ne mora tako, pokazuju ambulante u Srbiji koje online zakazivanje nude još od 2011. godine. Vlasnici nisu prepreka. Prepreka je što niko nije seo da to postavi.

Šta ide online, a šta ostaje na telefonu

Ovo je najvažnija odluka i vredi je doneti pre nego što išta postavite. Online zakazivanje je za posete koje se planiraju:

• vakcinacija i revakcinacija
• sistematski i preventivni pregled
• kontrola posle terapije ili operacije
• čipovanje i izdavanje pasoša
• skidanje konaca, čišćenje zuba, pregled ultrazvukom
• konsultacija pre sterilizacije ili kastracije

Povraćanje koje ne prestaje, povreda, otrovanje, otežano disanje, komplikovan porođaj: to nisu termini. Za to vlasnik zove i dolazi odmah, kao i do sada. Online zakazivanje ne treba da rešava hitne slučajeve. Treba da skloni sve ostalo sa telefona, da bi telefon bio slobodan kada je zaista hitno.

Na stranici za zakazivanje to se rešava jednom rečenicom i jednim podešavanjem. Rečenica je otprilike: "Online se zakazuju planirane posete. Ako je vašem ljubimcu hitno potrebna pomoć, pozovite nas odmah." Podešavanje je minimalna najava: koliko unapred vlasnik može da zakaže online, na primer najmanje 24 sata. Ko ima potrebu za ranijim terminom, zove telefonom, i to je u redu. Tako to već rade ambulante koje su online zakazivanje uvele pre vas.

Kako izgleda online zakazivanje u veterinarskoj ambulanti

Ambulanta postavi svoju stranicu za zakazivanje i na nju unese usluge. Ne sve što radite, nego one koje vlasnici zakazuju unapred. Svaka ima trajanje i cenu: vakcinacija psa 15 minuta, sistematski pregled 30, kontrola 20, ultrazvuk 40. U trajanje uračunajte i ono što se dešava posle pregleda, dezinfekciju stola i beleške, jer se sledeći termin nudi tačno tamo gde prethodni završava.

Za svaku uslugu odlučujete da li je cena javna. Cenu vakcinacije i pregleda vlasnici vole da vide unapred. Cenu operacije verovatno ne želite da objavite, jer zavisi od pacijenta, pa je za tu uslugu sakrijete i cena ostaje "po dogovoru".

Vlasnik dobije link, na sajtu ambulante, na Google profilu ili na kartici koju ponese sa pulta. Otvori ga u pregledaču, bez instalacije, izabere uslugu i veterinara i vidi samo termine koji su zaista slobodni. Ako ultrazvuk radi samo jedan od vas, samo se on i nudi za ultrazvuk. Potvrda vlasniku stigne na imejl odmah, dan pre termina dobije automatski podsetnik, a na Pro i Business planu i SMS sat vremena pre dolaska.

Recepcija vidi ceo raspored po veterinarima i po danima, a dvostruko zakazivanje nije moguće: termin koji je zauzet niko drugi ne može da izabere. Kada vlasnik pozove da pomeri termin, pomerite ga u par klikova, a njemu stigne obaveštenje o novom terminu bez vašeg poziva.

Jedan vlasnik, više ljubimaca

U ambulanti klijent nije jedna osoba nego domaćinstvo: vlasnica, dva psa i mačka. U Rivu je karton klijenta vezan za vlasnika, a uz svaki termin ostaje beleška o tome ko je bio na stolu i šta je rađeno. Kada se isti vlasnik zakaže sledeći put, cela istorija dolazaka je na jednom mestu, pa tehničar pre pregleda zna da je Bela plašljiva i da je Rex prošli put dobio antibiotik.

Ovde treba biti pošten: to je istorija poseta i beleški, ne medicinski karton. Kartoni pacijenata, terapije, recepti, apoteka i fakture ostaju u programu koji već koristite za vođenje ambulante. Rivu ne zamenjuje taj program, nego stoji pored njega i skida sa recepcije jedan posao: zakazivanje.

Kako da uvedete online zakazivanje u svoju ambulantu

Ceo posao traje manje od pola sata:

1. Registrujte ambulantu na Rivu, besplatno
2. Unesite planirane usluge: vakcinacija, sistematski pregled, kontrola, čipovanje, ultrazvuk, sa trajanjem i cenom, i odlučite koje cene su javne
3. Dodajte veterinare, postavite radno vreme za svakog i označite koje usluge ko radi
4. Postavite minimalnu najavu za online termine i rečenicu o hitnim slučajevima
5. Postavite link na sajt, Google profil i Instagram, odštampajte QR kod za pult

Ima i šesti korak, koji nije podešavanje nego navika. Na kraju svake posete, dok vlasnik još stoji za pultom, predložite mu da sledeći termin zakaže odmah: kontrolu za dve nedelje, revakcinaciju za godinu dana. Termin koji je zakazan dobija podsetnik kad dođe vreme. Termin koji ostane na "javićemo se" ne dobija ništa, i baš se takvi najčešće zaborave.

Vlasnici koji su navikli da zovu preći će postepeno. Najbrže prelaze kad im umesto prepiske pošaljete link: "Izaberite termin ovde, odmah vidite šta je slobodno." Zašto poruke uopšte ne funkcionišu kao sistem zakazivanja, objasnili smo u tekstu o zakazivanju preko WhatsAppa i Vibera. A ako pored ambulante vodite i salon za negu pasa, tu je i vodič za online zakazivanje u grooming salonu.

Šta Rivu nije, da odmah bude jasno

Rivu je alat za zakazivanje, i tu se namerno zaustavlja.

Nije program za vođenje ambulante. Kartoteka, terapije, recepti, apoteka, fakture i fiskalizacija ostaju tamo gde su. Rivu rešava samo ko dolazi, kod koga i kada.

Ne šalje godišnji podsetnik za vakcinaciju. Podsetnik ide za zakazani termin, dan pre imejlom, a na Pro i Business planu i sat pre SMS-om. Zato sledeću vakcinaciju zakažite na kraju posete, pa podsetnik stigne kad treba.

Ne rešava hitne slučajeve. Za njih ostaje telefon, i to je namerno.

Vlasnik nema svoj nalog. Kada želi da pomeri ili otkaže termin, javi vam se, vi to promenite u rasporedu, a njemu stigne obaveštenje. Ne može sam da menja termine bez vas.

Ako vam treba program koji vodi kompletno poslovanje ambulante, Rivu to nije. Ako vam treba da se planirane posete zakazuju same, a telefon ostane slobodan za hitne, upravo to radi.

Koliko košta

Pravo pitanje nije koliko košta softver, nego koliko košta vakcinacija koja se nije zakazala jer se niko nije javio, i koliko košta sat rada u kojem je tehničar umesto uz pacijenta bio na telefonu. Specijalizovane veterinarske platforme u Srbiji počinju od 60 EUR mesečno, ali one uz zakazivanje nude i kartone, poruke i prodavnicu. Ako vam treba samo zakazivanje, ne morate da platite sve ostalo.

• Basic - besplatno, zauvek: 1 veterinar, do 5 usluga, stranica za zakazivanje i automatski imejl podsetnici. Dovoljno da ambulanta sa jednim veterinarom proveri kako vlasnici prihvataju online zakazivanje.
• Pro - 13 EUR mesečno (ili 130 EUR godišnje): do 3 veterinara, neograničene usluge, SMS podsetnici, svaki veterinar sa sopstvenim rasporedom.
• Business - 25 EUR mesečno (ili 245 EUR godišnje): neograničen broj veterinara, za klinike i ambulante sa više smena.

Nema probnog perioda koji ističe i nema kreditne kartice na početku.

Često postavljana pitanja