Kako uvesti online zakazivanje časova muzike

Sreda, pet i deset. Učenik svira etidu, ti brojiš takt, a telefon na klaviru vibrira već treći put.

"Marko je bolestan, možemo li nadoknadu?" "Ćerka bi htela probni čas gitare, kad imate slobodno?" "Sledeće nedelje ne mogu u četvrtak, ima li nešto u petak?" Odgovorićeš posle časa. Posle časa ćeš zaboraviti na dve od tri poruke.

Škola gitare ili privatni profesor klavira ima raspored koji naizgled ne može biti jednostavniji: isti učenici, isti dan, isto vreme, svake nedelje. A prepiska ipak ne prestaje, jer je posao u izuzecima: nadoknadama, probnim časovima, pomeranjima, odraslima koji menjaju smene.

Zato sve više privatnih škola muzike i profesora uvodi online zakazivanje kroz alat kao što je Rivu, softver za muzičke škole u kojem učenik ili roditelj sam bira termin za probni čas ili nadoknadu, a ti raspored gledaš na jednom mestu, ne po porukama. U ovom vodiču prolazimo kroz to šta ide na link, šta ostaje kako jeste, i kako se sve to podesi pre nego što se završi sledeći dvočas.

Zašto raspored časova muzike izgleda sređeno, a nije

Na papiru, nedelja je puna i mirna. Lena utorkom u 17, Vuk sredom u 18, gospodin Nikola petkom u 20 posle posla. Ono što taj papir ne vidi jesu tri stvari koje ga svake nedelje pomere.

Prva su nadoknade. Dete se razboli, ode na ekskurziju, ima kontrolni baš tog dana, i čas propadne. Roditelj pita kad može nadoknada, ti otvaraš kalendar, predlažeš, čekaš odgovor, predlažeš ponovo. Jedna nadoknada je pet poruka. Sa dvadeset učenika, u sezoni prehlada, to je tvoj ceo slobodan dan.

Druga su probni časovi. Svaka škola gitare u Beogradu i Novom Sadu na sajtu ima dugme "Zakaži besplatan probni čas", a iza dugmeta stoji obrazac: ostavi broj, javićemo ti se. Onda neko treba da pozove, uskladi termin sa profesorom, javi roditelju, pa još jednom potvrdi dan pre. Svaki probni čas koji se ne desi zato što niko nije stigao da pozove nazad je učenik koji je otišao u drugu školu.

Treća su promene. Odrasli učenici menjaju smene na poslu. U septembru se ceo raspored slaže ispočetka, jer su se školske smene i vannastavne aktivnosti promenile. Pred nastup ili prijemni za muzičku školu traže se dodatni časovi. A sve to stiže gde stigne: jedan roditelj piše na Viber, drugi šalje poruku na Instagram, treći zove usred časa. Klavir se ne prekida na pola etide da bi se odgovorilo na poziv.

Šta ide na link, a šta ostaje kako jeste

Redovan čas koji se održava svakog utorka u 17 ne treba da se zakazuje iznova. Rivu takav termin ne ponavlja sam: upisuješ ga ti, iz aplikacije, i najpraktičnije je da za ceo mesec odjednom uneseš četiri termina po učeniku. Za školu sa dvadesetak učenika to je posao od petnaestak minuta jednom mesečno, i posle toga raspored svih profesora stoji na jednom mestu.

Sve ostalo ide na link za zakazivanje, i tu se prepiska gasi:

• probni čas za novog učenika, umesto obrasca i poziva nazad
• nadoknada propuštenog časa, koju učenik sam ubaci u slobodan termin svog profesora
• dodatni čas pred nastup, ispit ili prijemni
• online čas, sa svojim trajanjem i cenom
• odrasli učenici koji nemaju fiksan termin, nego zakazuju iz nedelje u nedelju kako im posao dozvoli

Ono što je stalno upišeš jednom. Ono što se menja, neka zakažu sami.

Probni čas: prvi termin koji se zakazuje sam

Probni čas je trenutak u kome škola dobija ili gubi učenika, i baš on danas najviše zavisi od toga da li je neko stigao da pozove nazad.

U Rivuu probni čas uneseš kao posebnu uslugu: "Probni čas gitare, 30 minuta", sa cenom koju prikažeš kao besplatnu ili je sakriješ, kako ti odgovara. Dugme "Zakaži probni čas" na sajtu i u Instagram profilu vodi na tvoju stranicu za zakazivanje. Roditelj izabere instrument, vidi koji profesori ga predaju i koji su im termini slobodni, i zakaže. Potvrda mu stiže odmah imejlom, a dan pre časa i podsetnik.

Kad neko ostavi broj, čeka tvoj poziv, i svaki sat čekanja je prilika da se predomisli ili nađe drugu školu. Kad zakaže termin, dogovor je gotov u trenutku kad ga je napravio.

Nadoknada bez pregovaranja

"Može li nadoknada sledeće nedelje?" je verovatno najčešća poruka koju profesor muzike dobije. Na nju se odgovara linkom.

Učenik ili roditelj otvori stranicu za zakazivanje, izabere uslugu "Nadoknada časa" i vidi samo termine koji su kod njegovog profesora stvarno slobodni: između redovnih časova, u okviru radnog vremena koje si podesio. Izabere, potvrdi, i nadoknada je u rasporedu pre nego što si ti uopšte pročitao poruku. Duplo zakazivanje nije moguće, jer stranica prikazuje samo prazne termine.

Dva pravila drže to pod kontrolom. Prvo je koliko unapred neko može da zakaže: ako podesiš najmanje 24 sata, niko ti ne ubacuje nadoknadu za sat vremena. Drugo je dokle u budućnost stranica prikazuje termine: dve ili tri nedelje je obično dovoljno da se nadoknade popune, a da ti raspored za sledeći mesec ostane slobodan za novi upis.

Kako izgleda online zakazivanje časova muzike

Tvoja stranica za zakazivanje nosi ime škole, logo i kratak opis, i radi u pregledaču, bez instaliranja. Usluge su grupisane po instrumentu: Gitara, Klavir, Violina, Solfeđo. Pod svakim stoje tipovi časova sa trajanjem i cenom: čas od 45 minuta, dvočas od 90, probni čas, online čas, nadoknada. Cenu možeš da prikažeš ili sakriješ za svaku uslugu posebno, pa cena dvočasa može da stoji javno, a uz probni čas da piše samo "besplatno".

Učenik bira instrument, uslugu i profesora, i vidi samo termine koji su slobodni u radnom vremenu tog profesora. Kad potvrdi, termin se pojavi u tvom rasporedu, a njemu stiže potvrda imejlom. Dan pre časa dobija imejl podsetnik, a na Pro i Business planu sat vremena pre časa i SMS. Kod dece podsetnik stiže roditelju koji vozi.

Kad ti moraš da pomeriš čas, jer si bolestan ili imaš nastup, promeniš termin u aplikaciji i učenik automatski dobija obaveštenje o izmeni, bez kruga poruka.

Na stranici stoji i kratak opis škole, i tu vredi napisati jednu rečenicu koja štedi mnogo pitanja: "Redovni nedeljni časovi dogovaraju se sa profesorom. Ovde zakazujete probni čas, nadoknadu i dodatne časove."

Više profesora, jedan raspored

Škola u kojoj gitaru predaje jedan profesor, klavir drugi, a solfeđo treći, ima tri radna vremena i tri rasporeda koji se ne smeju preklopiti u istoj učionici.

U Rivuu svaki profesor ima svoje radno vreme i svoje instrumente. Učenik koji bira čas klavira vidi samo profesore klavira i njihove slobodne termine, pa niko ne završi kod pogrešnog profesora ni u pogrešno vreme. Stalni učenik zakazuje kod svog profesora, novi bira po terminu koji mu odgovara.

Rivu raspored vodi po profesoru, ne po učionici. Ako dva profesora dele jednu prostoriju, njihova radna vremena u aplikaciji podesi tako da se ne poklapaju.

Beleške posle časa: gde je ko stao

Sa pet učenika znaš napamet ko vežba koju etidu. Sa dvadeset, i sa profesorom koji menja kolegu na bolovanju, počinje da se meša: da li je Lena prešla na drugi stav ili je to bio Vuk? Šta je zadato za vežbanje prošle nedelje?

Svaki učenik u Rivuu ima svoju karticu sa istorijom svih časova. Posle časa profesor upiše belešku: šta ste radili, šta se vežba do sledećeg puta, šta škripi. Zamena zna gde da nastavi, a kad roditelj pita kako dete napreduje, odgovor stoji u beleškama.

Kako da uvedeš online zakazivanje u svoju školu

1. Popiši usluge po instrumentu: čas od 45 minuta, dvočas od 90, probni čas, online čas, nadoknada. Svakoj odredi trajanje i cenu
2. Napravi nalog na rivuapp.com, besplatno i bez kreditne kartice, pa dodaj profesore i označi koje instrumente svako predaje
3. Za svakog profesora unesi radno vreme, pa podesi koliko unapred termin može da se zakaže i dokle u budućnost
4. Unesi redovne časove za ceo mesec, a link za zakazivanje stavi na sajt kao dugme za probni čas, u Instagram bio i na Google profil. Na sledeću poruku o nadoknadi ne odgovaraš prepiskom, nego linkom
5. Posle svakog časa upiši belešku: šta ste radili i šta se vežba

Podešavanje traje kraće od jednog dvočasa. Najbrže prelaze škole koje link jednostavno pošalju umesto sledećeg odgovora: "Izaberite termin ovde, odmah vidite šta je slobodno." Zašto dogovaranje kroz poruke ne funkcioniše kao sistem, ni uz najbolju volju, objasnili smo u tekstu o zakazivanju preko WhatsAppa i Vibera. A isti model, jedan predavač i termini jedan na jedan, koriste i profesori koji drže privatne časove iz matematike ili jezika, sa istim problemom školskih smena.

Šta Rivu nije, da se razumemo na vreme

Rivu ne ponavlja termine automatski. Redovne časove upisuješ ti, jednom mesečno, kako smo objasnili gore. Ako ti je jedina muka fiksni raspored, a nadoknade i probni časovi nisu, Rivu ti neće mnogo pomoći.

Rivu ne vodi grupne časove. Svaki termin je jedan učenik kod jednog profesora. Grupa za solfeđo ili grupni čas gitare za dvoje ostaju van aplikacije.

Rivu ne naplaćuje školarinu, ne izdaje račune i ne vodi evidenciju prisustva. Plaćanje ostaje kako si navikao: mesečno, keš ili uplata na račun.

Rivu ti ne dovodi učenike. Superprof, EasyPass i slične platforme postoje da te učenici pronađu; Rivu organizuje časove sa učenicima koje već imaš. Jedno drugo ne isključuje.

I na kraju, roditelji nemaju svoj nalog ni pregled časova. Zakazuju kroz link, a obaveštenja dobijaju imejlom i SMS-om. Online čas držiš kako i do sada, preko Zooma ili Meeta; Rivu vodi samo raspored oko njega.

Koliko košta

Rivu ima besplatan plan, bez kreditne kartice i bez vremenskog ograničenja. Za jednog profesora sa do pet usluga, Basic pokriva sve iz ovog teksta: čas, dvočas, probni čas, online čas i nadoknadu.

Plan	Cena	Profesori	Usluge
Basic	Besplatno	1	do 5
Pro	13 EUR/mes ili 130 EUR/god	do 3	Neograničeno
Business	25 EUR/mes ili 245 EUR/god	Neograničeno	Neograničeno

Škola sa profesorom gitare, klavira i solfeđa prelazi na Pro. Dvočas u Beogradu košta oko 2.000 dinara, pa jedna nadoknada mesečno koja propadne u prepisci, ili jedan probni čas koji se nije desio jer niko nije pozvao nazad, vredi više od cele pretplate. A sate koje svake nedelje potrošiš na dogovaranje termina niko ti ne plaća.

Česta pitanja