U kalendaru je sve izgledalo uredno: farbanje u deset, šišanje u pola jedanaest.

Boja je naneta i klijentkinja čeka da se primi, a sledeća već sedi i lista telefon. Farbanje je u sistemu bilo uneto kao pola sata. U stvarnosti traje sat i po, i ceo raspored do kraja dana sada kasni sat vremena.

Aplikacija tu nije pogrešila. Uradila je tačno ono što joj je rečeno: ponudila je sledeći termin posle trideset minuta, jer na usluzi toliko piše. Zato podešavanje trajanja usluga u salonu nije administracija koju odradiš usput, nego temelj na kom celo zakazivanje stoji. U alatu kao što je Rivu usluge podešavaš jednom, a ovaj vodič ti pomaže da to odmah uradiš kako treba.

Prolazimo redom: kako da odrediš realna trajanja, kako da složiš meni usluga koji klijenti razumeju, šta sa kombinacijama i koje greške saloni najčešće prave.

Zašto je podešavanje trajanja usluga u salonu temelj rasporeda

Kada klijent zakazuje online, sistem računa slobodne termine iz dva podatka: radnog vremena i trajanja usluge. Ako je trajanje tačno, kalendar se slaže sam. Ako nije, dobijaš jedan od dva problema, a oba koštaju.

Prekratko trajanje pravi preklapanja: sledeća klijentkinja stiže dok je prethodna još u stolici, pa čeka, a čekanje se pamti. Predugo trajanje pravi rupe: između dva termina stoji pola sata koje niko ne može da zakaže, i to je izgubljen termin koji se u dnevnom pazaru ne vidi, ali se na kraju meseca itekako oseti.

Papirni rokovnik ovo prašta, jer ti u glavi znaš da je "farbanje kod Jelene" ceo blok do podneva. Sistem ne zna ništa što mu nisi upisala. Zato se podešavanju usluga posveti jednom, ozbiljno, pa ga posle samo doteruj.

Kako da odrediš stvarno trajanje svake usluge

Ne po osećaju. Prati nedelju dana koliko svaka usluga stvarno traje, od trenutka kad klijentkinja uđe do trenutka kad je mesto spremno za sledeću. To znači da u trajanje ulaze i pranje kose, sušenje, naplata i ono sređivanje radnog mesta koje "traje minut", a nikad ne traje minut.

Razlike su veće nego što se čini. Muško šišanje je gotovo za dvadesetak minuta, manikir traje oko sat, farbanje ili pramenovi lako uzmu sat i po do dva. Jedna prosečna cifra za sve usluge znači da ti je raspored pogrešan skoro svaki put.

Ako ti između dva termina redovno treba deset minuta da spremiš mesto, uračunaj ih u trajanje usluge. Bolje je da raspored ima vazduha nego da svaki drugi termin počinje izvinjavanjem.

Meni usluga: šta klijent vidi kad otvori stranicu za zakazivanje

Trajanja su nevidljivi deo podešavanja. Vidljivi deo je meni usluga: lista iz koje klijent bira šta zakazuje.

Nazovi usluge onako kako ih klijenti traže, ne onako kako ih ti vodiš interno. "Balayage" i "pramenovi" su jasni; "Tretman L3" razumeš samo ti. Grupiši ih po kategorijama (šišanje, farbanje, nokti, tretmani), da klijentkinja ne skroluje kroz dvadeset stavki da bi našla jednu.

Za cene imaš izbor po usluzi: možeš da ih prikažeš ili sakriješ. Standardne usluge sa fiksnom cenom slobodno prikaži, jer klijenti vole da znaju unapred. Tretman čija cena zavisi od dužine kose ili dogovora ostavi bez cene, pa se ona precizira uživo. Šta sve dobar softver za meni usluga u salonu treba da pokrije i šta od toga dobijaš besplatno, pisali smo posebno.

Kombinacije usluga: farbanje i šišanje u istom terminu

Klijentkinja koja farba kosu skoro nikad ne ide kući bez šišanja i feniranja. Ako kod tebe termin nosi jednu uslugu, kombinaciju napravi kao posebnu uslugu: "Farbanje + šišanje + feniranje", sa ukupnim trajanjem i ukupnom cenom.

Tako sistem zauzme tačno onoliko vremena koliko ceo posao traje, klijentkinja zakaže jednim izborom, a tebi u kalendaru stoji jedan blok umesto tri termina koje ručno lepiš jedan uz drugi. Napravi kombinacije samo za ono što se stvarno traži; tri do četiri najtraženije su sasvim dovoljne.

Poveži usluge sa ljudima koji ih rade

U salonu sa više zaposlenih ne radi svako sve. Neko farba, neko ne. Neko radi nokte, neko samo šišanje. Zato se svaka usluga povezuje sa zaposlenima koji je pružaju, a svaka zaposlena ima svoje radno vreme.

Klijent pri zakazivanju bira i uslugu i osobu, i vidi samo termine kod nekoga ko tu uslugu stvarno radi. Nema više situacije da neko zakaže pramenove kod koleginice koja ih ne radi, pa ti prepravljaš raspored telefonom.

Samostalno zakazivanje termina u salonu: šta se menja kad ovo podesiš

Tek kad su trajanja realna, meni jasan i usluge povezane sa pravim ljudima, možeš mirno da pustiš klijente da sami biraju termin. Stranica za zakazivanje tada nudi samo ono što stvarno može da stane u raspored, pa samostalno zakazivanje termina u salonu ne pravi haos, nego ga skida s tebe.

Pravila i dalje određuješ ti: koliko najkasnije pre termina neko može da zakaže, da te ne iznenadi termin za pola sata, i koliko nedelja unapred je kalendar otvoren. Klijentkinja koja se u deset uveče seti da joj u petak treba frizura ne mora da čeka jutro da bi te zvala. Otvori link, izabere uslugu i termin, i gotovo. Potvrda joj stiže odmah, podsetnik dan pre termina na imejl, a na Pro i Business planu i SMS sat vremena pre dolaska.

Za salon u Beogradu ili Novom Sadu, gde klijentkinja do sledećeg salona ima pet minuta hoda, to je razlika između termina koji dobiješ ti i termina koji dobije neko drugi. A zašto dogovaranje kroz poruke ne može da zameni ovakav sistem, objasnili smo u tekstu o zakazivanju preko WhatsAppa i Vibera.

Najčešće greške pri podešavanju usluga

  • Sve usluge traju isto. Pola sata za sve, jer je tako bilo podešeno na početku, najčešći je razlog zašto "online zakazivanje ne radi za nas".
  • Sređivanje nije uračunato. Trajanje meri od ulaska do spremnog mesta, ne od makaza do makaza.
  • Nazivi koje razume samo salon. Klijent bira iz menija; ako ne razume stavku, piše ti poruku, i opet si na telefonu.
  • Ugašene usluge stoje aktivne. Ono što više ne radiš isključi, da ga niko ne zakaže.
  • Cene na stranici nisu ažurne. Cena koju klijentkinja vidi pri zakazivanju mora da bude ona koju plaća. Sve drugo troši poverenje.

Nijedna od ovih grešaka nije trajna. Trajanja i meni doteruješ za manje od minuta, a već zakazani termini ostaju netaknuti. Isti princip, usluge sa realnim trajanjima kao osnova rasporeda, važi i za softver za kozmetički salon u celini.

Koliko košta da ovo središ?

Rivu ima besplatan plan, bez kreditne kartice i bez vremenskog ograničenja. Za salon sa jednom zaposlenom i do pet usluga, Basic pokriva sve iz ovog teksta.

Plan Cena Zaposleni Usluge
Basic Besplatno 1 do 5
Pro 13 EUR/mes ili 130 EUR/god do 3 Neograničeno
Business 25 EUR/mes ili 245 EUR/god Neograničeno Neograničeno

Pet usluga besplatnog plana pokriva realan početak: šišanje, farbanje, feniranje, manikir i jednu kombinaciju. Salon sa više zaposlenih ili širim menijem prelazi na Pro.

Računica je prosta: jedna rupa od pola sata dnevno, napravljena pogrešnim trajanjem, za mesec dana pojede više prihoda nego što košta pretplata.

Česta pitanja

Kako da dodam pauzu za čišćenje između termina?

Uračunaj je u trajanje usluge. Ako ti posle farbanja treba deset minuta da središ radno mesto, postavi trajanje tako da ih pokrije. Raspored tada diše, a klijenti ne čekaju.

Šta ako ista usluga traje različito kod dva zaposlena?

Trajanje se podešava po usluzi, ne po zaposlenom. Ako je razlika stalna, postavi trajanje po sporijem ritmu ili napravi posebnu uslugu. Bolje je da termin bude malo duži nego da se raspored lomi.

Mogu li da sakrijem cene na stranici za zakazivanje?

Možeš. Za svaku uslugu posebno biraš da li je cena vidljiva klijentima. Deo salona prikaže cene za standardne usluge, a sakrije ih za tretmane gde cena zavisi od dogovora.

Mogu li klijenti da zakažu više usluga odjednom?

Jedan termin nosi jednu uslugu. Kombinacije koje klijenti stalno traže, kao farbanje sa šišanjem i feniranjem, napravi kao posebnu uslugu sa svojim trajanjem i cenom, pa sistem zauzme tačno onoliko vremena koliko treba.

Šta se dešava sa zakazanim terminima kad promenim trajanje usluge?

Ništa. Već zakazani termini ostaju onakvi kakvi su zakazani, a novo trajanje važi od sledećeg zakazivanja. Možeš slobodno da doteruješ trajanja dok ne legnu.

Koliko košta aplikacija za zakazivanje u salonu?

Basic plan je besplatan, bez vremenskog ograničenja, i uključuje jednu zaposlenu i do 5 usluga. Pro plan košta 13 EUR mesečno za do 3 zaposlene i neograničen broj usluga. Business plan košta 25 EUR mesečno, bez ograničenja.