Ponedeljak, osam ujutru, Viber grupa salona. "Ko je sutra popodne?" "Ja sam prošle nedelje bila popodne, sad sam ujutru." "Ana je na godišnjem od srede, zar nismo rekle?"

Dok se grupa dogovara, klijentkinja na stranici za zakazivanje bira pramenove kod Ane. Za četvrtak. Ana je u četvrtak na moru.

Raspored koji živi u grupi i u glavama ne zna šta tvoja stranica za zakazivanje nudi. A klijent koji zakazuje online veruje da je ono što vidi tačno. Zato raspored zaposlenih u salonu nije administracija koju središ kad stigneš, nego osnova za sve ostalo. U alatu kao što je Rivu uneseš ga jednom, nedelja za nedeljom ga samo doteruješ, a stranica za zakazivanje ga prati sama.

Prolazimo redom: smene, rotacija po nedeljama, slobodni dani i bolovanja, šta klijent vidi, ko sme da menja raspored, i kako sve to uneseš za dvadesetak minuta.

Zašto je raspored zaposlenih u salonu teži nego što izgleda

Salon radi od osam do osam, ali niko ne radi dvanaest sati. Čim imaš dve zaposlene, imaš smene. Čim imaš smene, imaš rotaciju: ove nedelje prva, sledeće druga, pa subota po dogovoru. Na to dolaze slobodni dani, godišnji u sezoni kad svi hoće isti termin, i bolovanje koje stigne porukom u pola osam ujutru.

U rokovniku to prašta jer ti u glavi znaš ko je kad. Online zakazivanje ne prašta: svaka promena koja ne stigne do stranice za zakazivanje pravi jedan od dva problema. Ili klijent zakaže kod nekoga ko tog dana ne radi, pa zoveš i pomeraš. Ili termin stoji prazan jer sistem misli da niko ne radi, pa gubiš posao koji si mogla da imaš.

Viber grupa za raspored ima isti problem kao zakazivanje preko Vibera i WhatsAppa: sve piše, ali nigde ne stoji. Poruka od utorka je zatrpana do četvrtka, a "ko je menjao koga" niko ne zna.

Smene: radno vreme salona nije radno vreme svake zaposlene

Prvi korak je da razdvojiš radno vreme salona od radnog vremena ljudi u njemu. U Rivu-u salon ima dve smene, podrazumevano nazvane prva smena i druga smena, i možeš da ih preimenuješ kako ti odgovara. Svaka smena ima svoje sate za svaki dan u nedelji posebno: prva može da bude od osam do dva radnim danima i od devet do jedan subotom, druga od dva do osam, nedelja neradna.

Svaka smena ima i pauzu, takođe po danu. Termin koji bi upao u pauzu stranica za zakazivanje ne nudi, pa pauza ostaje pauza, a ne "samo da završim ovu klijentkinju".

Smene su okvir. Ko u kom okviru radi, to je sledeći korak.

Rotacija po nedeljama: jedna smena ili dve naizmenično

Za svaku zaposlenu odrediš dostupnost po nedeljama. Dve su mogućnosti: uvek radi istu smenu, ili radi dve smene naizmenično. Kod rotacije odrediš koju smenu radi ove nedelje, a sistem svake sledeće nedelje sam prebacuje na drugu. Ne upisuješ ništa ponovo i ne pitaš u grupi "ko je sledeće nedelje ujutru".

To je najčešći raspored u salonu sa dve do četiri zaposlene, i tačno onaj koji se u rokovniku najlakše pomeša. Jelena ujutru, Milica popodne, pa obrnuto. Kad to stoji u sistemu, klijentkinja koja hoće kod Jelene u sredu popodne vidi da Jelena u sredu radi ujutru, i bira jutro ili sledeću nedelju. Bez poziva, bez poruke, bez "mislila sam da je popodne".

Ako ti treba izuzetak u jednom danu, ne menjaš celu nedelju: za taj dan samo odrediš drugu smenu, i to je sve.

Slobodni dani, godišnji odmor i bolovanje

Ovde raspored najčešće pukne, jer su to promene koje se dešavaju u hodu. U Rivu-u imaš dva nivoa. Celu nedelju označiš kao godišnji odmor, pa ta zaposlena tih sedam dana ne postoji na stranici za zakazivanje. Pojedinačni dan označiš kao odmor ili bolovanje, pa nestaje samo taj dan.

Bolovanje koje stigne ujutru rešiš za minut: označiš dan, i novi termini kod nje se više ne nude. Termini koji su već bili zakazani za taj dan ne nestaju sami, i to je pošteno reći. Njih pomeraš ručno, kod koleginice ili na drugi dan, a klijentkinja dobija obaveštenje o izmeni imejlom. Bolje da to uradiš u osam ujutru iz sistema nego da u devet objašnjavaš na vratima.

Godišnji odmor u sezoni unesi čim se dogovorite, nedeljama unapred. Klijenti koji zakazuju za jul odmah vide ko tad radi, pa se raspored puni oko odsustva, a ne preko njega.

Šta klijent vidi kad raspored stoji

Klijent otvori tvoj link, izabere uslugu i vidi samo osobe koje tu uslugu stvarno rade. Kako se usluge vezuju za ljude i zašto trajanje usluge određuje koliko termina stane u smenu, objasnili smo u vodiču za podešavanje trajanja usluga u salonu. Onda bira osobu, ili označi da mu nije bitno, pa termin dobija ona sa najviše slobodnih termina tog dana.

Zatim vidi samo termine koji stvarno postoje: u smeni koja te nedelje važi, van pauze, bez slobodnih dana i bez termina koje je već neko uzeo. Potvrda mu stiže odmah, podsetnik dan pre termina imejlom, a na Pro i Business planu i SMS sat vremena pre dolaska.

Ti ujutru otvoriš raspored i vidiš celu nedelju po zaposlenima: ko je u kojoj smeni, ko je odsutan, ko je popunjen. Isti pregled vide i zaposlene, pa pitanje "jesam li ja sutra ujutru" prestaje da stiže tebi.

Ko menja raspored: vlasnik, ne zaposleni

Da odmah bude jasno šta Rivu radi, a šta ne. Smene, dostupnost, odmore i bolovanja uređuje vlasnik ili administrator salona. Zaposlena ne može sama da upiše slobodan dan, niti da kroz aplikaciju zameni smenu sa koleginicom. Dogovor i dalje ide uživo ili porukom, a ti ga upišeš u sistem za manje od minuta.

Za salon sa dve do pet zaposlenih to je uglavnom prednost: jedna osoba drži raspored, pa nema dve verzije istine. Rivu ne vodi ni evidenciju radnih sati ni obračun plata. Šta Zakon o radu traži od rasporeda radnog vremena i evidencije, to ostaje u tvojoj kadrovskoj dokumentaciji, kao i do sada. Rivu rešava drugo pitanje: da klijent u svakom trenutku vidi ko stvarno radi.

Kako da uneseš raspored zaposlenih u salonu

Ceo posao traje dvadesetak minuta, a posle ga samo održavaš:

  1. Podesi smene salona: za svaki dan u nedelji početak i kraj prve i druge smene, neradne dane i pauzu. Korak po korak je opisan u uputstvu za uređivanje radnog vremena i smena.
  2. Dodaj zaposlene i označi koje usluge svaka radi.
  3. Za svaku zaposlenu odredi dostupnost: jedna smena ili dve naizmenično, i koja važi ove nedelje. Uputstvo za uređivanje zaposlenih i dostupnosti pokazuje gde se to klikne.
  4. Unesi već dogovorene odmore, po nedeljama, i pojedinačne slobodne dane.
  5. Otvori svoj link kao klijent i proveri: izaberi uslugu i zaposlenu, pa pogledaj da li se nude samo termini u njenoj smeni, bez pauze i bez slobodnih dana. Tek onda podeli link.

Peti korak preskače skoro svako, a najviše vredi. Jedan pogled iz ugla klijenta otkrije smenu unetu naopako ili zaboravljenu subotu pre nego što to otkrije klijentkinja.

Koliko košta

Smene, dostupnost po nedeljama, odmori i bolovanja su deo svakog plana. Razlika između planova je broj zaposlenih i usluga.

Plan Cena Zaposleni Usluge
Basic Besplatno 1 do 5
Pro 13 EUR/mes ili 130 EUR/god do 3 Neograničeno
Business 25 EUR/mes ili 245 EUR/god Neograničeno Neograničeno

Salon sa dve ili tri zaposlene, gde raspored i nastaje, staje u Pro. Pravo pitanje nije koliko košta pretplata, nego koliko košta jedan termin zakazan kod nekoga ko tog dana ne radi, i poziv kojim ga pomeraš. Isti princip, raspored kao temelj svega ostalog, važi za ceo softver za kozmetički salon.

Česta pitanja

Može li svaka zaposlena da radi drugačije radno vreme?

Salon ima dve smene, a sati svake smene mogu da se razlikuju po danu u nedelji. Svakoj zaposlenoj dodeliš jednu od njih ili rotaciju obe. Ako neko radi drugačije sate od svih ostalih, jedna od dve smene se podesi po toj osobi.

Kako da unesem rotaciju prve i druge smene nedelja za nedeljom?

U dostupnosti zaposlene izaberi dve smene naizmenično i odredi koju smenu radi ove nedelje. Svake sledeće nedelje sistem sam prebacuje na drugu smenu, a stranica za zakazivanje nudi termine samo u smeni koja te nedelje važi.

Šta ako se zaposlena razboli ujutru?

Označiš taj dan kao bolovanje i on odmah nestaje sa stranice za zakazivanje. Termine koji su već bili zakazani kod nje pomeraš ručno kod koleginice ili na drugi dan, a klijent dobija obaveštenje o izmeni imejlom.

Može li zaposlena sama da upiše slobodan dan ili zameni smenu?

Ne. Raspored i dostupnost u Rivu-u uređuje vlasnik ili administrator salona. Zaposlene vide raspored, ali zamenu smene ili slobodan dan dogovaraju sa tobom, a ti to upišeš za manje od minuta.

Mora li klijent da izabere osobu kod koje zakazuje?

Ne mora. Ako više zaposlenih radi istu uslugu, klijent može da izabere konkretnu osobu ili opciju da mu nije bitno, pa termin dobija osoba sa najviše slobodnih termina tog dana.

Koliko košta raspored zaposlenih u Rivu-u?

Smene, dostupnost, odmori i bolovanja su u svim planovima. Basic plan je besplatan za jednu zaposlenu i do 5 usluga. Pro plan košta 13 EUR mesečno za do 3 zaposlene, a Business 25 EUR mesečno bez ograničenja broja zaposlenih.